File Excel Quản Lý Cửa Hàng Miễn Phí Cho Shop Nhỏ – Gộp 1 File, In Tem Mã Vạch Ngay

Bạn đang mở một shop nhỏ, lượng đơn chưa nhiều, chưa muốn bỏ tiền mua phần mềm quản lý bán hàng hằng tháng? Bài viết này HudiBarcode chia sẻ file Excel quản lý cửa hàng miễn phí – gom đơn hàng, kho, khách hàng, công nợ và cả phần in tem mã vạch vào đúng một file duy nhất, dễ dùng cho người mới.

Phần lớn chủ shop khi mới bắt đầu đều dùng Excel để ghi chép. Nhưng cách dùng thường thấy là mỗi việc một file: file đơn hàng riêng, file kho riêng, file công nợ riêng, ghi chú khách thì để ở Zalo. Đến cuối tháng muốn biết lời lỗ bao nhiêu, còn ai nợ, hàng nào sắp hết thì phải mở 4–5 file, dò tới dò lui rất mất thời gian và dễ sai số.

File mà HudiBarcode chia sẻ dưới đây giải quyết đúng vấn đề đó: tất cả nằm trong một file, số liệu tự liên kết với nhau, và đặc biệt có sẵn khu vực để in tem nhãn mã vạch trực tiếp từ Excel – thứ mà các mẫu file thông thường không có.

Vì sao shop nhỏ chưa cần vội mua phần mềm quản lý?

Các phần mềm bán hàng chuyên dụng rất mạnh, nhưng đa số tính phí theo tháng và có nhiều tính năng mà một shop mới mở chưa dùng tới. Khi số đơn mỗi ngày còn ít, bạn hoàn toàn có thể quản lý gọn gàng bằng Excel mà vẫn nắm được:

• Doanh thu, lợi nhuận từng ngày, từng tháng.
• Hàng nào còn, hàng nào sắp hết để nhập thêm.
• Khách nào còn nợ, mình còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu.
• Kênh bán nào (Facebook, Zalo, Shopee, TikTok…) đang ra đơn tốt nhất.

Excel miễn phí, có sẵn trên hầu hết máy tính, lại dễ chỉnh sửa theo đúng cách bán của bạn. Với giai đoạn khởi đầu, đây là lựa chọn tiết kiệm và hợp lý.

Quản lý bằng Excel kiểu cũ – vì sao rời rạc và khó tìm?

Vấn đề không nằm ở Excel, mà ở cách dùng nhiều file tách rời. Dưới đây là khác biệt giữa cách làm cũ và file gộp HudiBarcode chia sẻ:

Excel rời rạc kiểu cũ	File Excel gộp 1 chỗ
Mỗi việc một file, mở nhiều cửa sổ mới đủ thông tin.	Đơn hàng, kho, khách, công nợ, chi phí trong cùng một file.
Gõ tay tên hàng/khách mỗi nơi một kiểu, dễ trùng và sai.	Chọn từ danh sách có sẵn, mỗi tên chỉ tồn tại một bản.
Cuối tháng phải tự cộng lời lỗ, dễ nhầm.	Bảng điều khiển tự tính doanh thu, lợi nhuận, tồn kho.
Muốn in tem giá phải làm thủ công từng cái.	Có khu vực xuất Mã – Tên – Giá để in tem mã vạch ngay.

Giải pháp: file Excel quản lý cửa hàng gộp tất cả vào 1 file

Đây là mẫu file Excel quản lý bán hàng được thiết kế cho shop nhỏ và hộ kinh doanh: dễ nhìn, ô nào nhập – ô nào máy tự tính được phân biệt bằng màu, và có hướng dẫn ngay trong file.

Trong file có sẵn các phần quản lý chính

• Bảng điều khiển: xem nhanh doanh thu, lợi nhuận, công nợ, hàng sắp hết – kèm biểu đồ doanh thu theo ngày và theo kênh bán.
• Đơn hàng: mỗi đơn một dòng, tự tính lợi nhuận từng đơn.
• Nhập hàng & kho: nhập hàng vào là tồn kho tự cập nhật.
• Hàng hoá: danh mục sản phẩm, giá bán, giá vốn, mã hàng.
• Khách hàng & nhà cung cấp: lưu thông tin, lịch sử mua và công nợ.
• Chi phí, công nợ, mục tiêu doanh thu: theo dõi thu – chi và lời lỗ thật.

Điểm khác biệt: in tem nhãn mã vạch ngay trong Excel

Đây là phần mà các mẫu file thông thường không có. Ở sheet Nhập hàng, file để sẵn một vùng gồm Mã SP – Tên hàng – Giá bán – Mã vạch. Bạn chỉ cần chọn sản phẩm, các cột này tự điền. Từ đó có hai cách in tem mã vạch bằng Excel:

• Cách 1: bôi đen vùng Mã – Tên – Giá rồi đưa sang phần mềm đi kèm máy in tem để in hàng loạt.
• Cách 2: cài font mã vạch Code 39 miễn phí, đổi font cột mã vạch là tem hiện ra ngay để in tem giá sản phẩm, tem dán hàng hoá.

Nói cách khác, file vừa giúp bạn quản lý, vừa tạo dữ liệu sẵn sàng để in tem giá, tem mã vạch dán lên sản phẩm – đúng nhu cầu của các shop bán lẻ, tạp hoá, thời trang, mỹ phẩm.

Cách sử dụng file – làm theo thứ tự cho khỏi rối

File đã có sheet Hướng dẫn ngay trang đầu. Khi mới tải về, bạn làm lần lượt:

1. Đổi tên cửa hàng ở dòng tiêu đề và xoá dữ liệu mẫu (chỉ xoá ô màu vàng, giữ nguyên ô màu xám là ô tự tính).
2. Khai hàng hoá: nhập tên hàng, mã hàng, giá bán, giá vốn, số tồn đang có.
3. Khai nhà cung cấp và khách hàng quen.
4. Khai chi phí cố định (thuê mặt bằng, điện, internet…) để tính đúng lợi nhuận thật.
5. Xong phần nền, mỗi ngày chỉ việc ghi đơn bán, nhập hàng – mọi báo cáo tự chạy.

Mẹo tránh trùng lặp: đừng gõ tay tên khách hay tên hàng ở đơn hàng. Luôn chọn từ danh sách. Chưa có thì thêm vào sheet danh mục trước, rồi quay ra chọn – để mỗi tên chỉ có một bản, số liệu không bị tách đôi.

Khi nào nên dùng decal & máy in tem chuyên dụng?

File Excel rất hợp cho giai đoạn đầu. Nhưng khi shop đông khách, mỗi ngày phải dán tem cho hàng chục, hàng trăm sản phẩm thì in tem bằng giấy thường sẽ chậm và kém bền. Lúc này bạn nên đầu tư thiết bị in tem đúng chuẩn:

• Máy in tem mã vạch – in nhanh, sắc nét, dùng được lâu dài. Xem các dòng máy tại máy in tem mã vạch.
• Decal tem nhãn đúng kích thước sản phẩm – bền, bám tốt. Tham khảo decal tem nhãn.
• Giấy in nhiệt cho hoá đơn, tem nhiệt không cần mực. Xem giấy in nhiệt.
• Ribbon (mực in) cho decal giấy, decal nhựa. Tham khảo ribbon mực in.

Điều hay là dữ liệu Mã – Tên – Giá trong file Excel này dùng được luôn cho máy in tem – bạn chỉ việc đưa sang phần mềm in, không phải nhập lại.

Câu hỏi thường gặp